MEMO

Apa yang dimaksud dengan memo ?

Sebuah memo atau memorandum adalah :

o     Dokumen dalam bentuk tulisan di kertas

o     Digunakan untuk berkomunikasi dalam organisasi

o     Biasanya pendek

o     Berisikan Untuk/Kepada, Dari , Tanggal, Judul,  and Isi Pesan

o     Tidak perlu untuk ditandatangani , tapi kadang-kadang memiliki nama pengirim di bagian bawah untuk menjadi lebih ramah , atau nama lengkap pengirim agar lebih formal .Jika ragu , mengikuti gaya perusahaan anda .

Mengapa menulis memo ?

Catatan yang berguna dalam situasi di mana pesan teks atau e-mail yang tidak cocok .Misalnya , jika anda akan mengirim sebuah objek , seperti sebuah buku atau kertas yang harus ditandatangani , internal melalui kantor pos , anda dapat menggunakan sebuah memo sebagai penutup semua untuk menjelaskan apa yang harus dilakukan penerima

Bagaimana menulis memo

Memo harus memiliki bagian dan konten sebagai berikut :

1.      Bagian “untuk” mengandung nama dari penerima. Untuk catatan informal, penerima  diberikan nama singkat misalnya “ untuk: Andy “  . Untuk lebih formal, catatan menggunakan nama lengkap si penerima .Jika penerima adalah di lain departemen, maka menggunakan nama lengkap dan departemen nama. Hal ini biasanya tidak perlu untuk menggunakan Tn, Ny, atau Nn kecuali memo sangat formal.

2.      Bagian  “dari” mengandung nama pengirim . Catatan untuk bentuk informal , cukup diberikan nama singkat misalnya “Dari : Bill“  .Untuk lebih banyak catatan resmi , biasanya menggunakan nama lengkap pengirim . Jika penerima berada di departemen lain maka , menggunakan nama lengkap dan nama departemen .Hal ini biasanya tidak perlu untuk menggunakan Tn, Ny maupun Nn kecuali memo yang sangat formal .

3.      Bagian “Tanggal” .Untuk menghindari kebingungan antara sistetangg Inggris dan Amerika tulis bulan sebagai kata atau singkatan; misalnya' Januari ' atau ' Jan.

4.      Bagian Judul

5.      Isi Pesan

Kecuali memo adalah catatan singkat , sebuah pesan memo harus terorganisir dengan baik  yang  mengandung uraian berikut :

·         Situasi - pengenalan atau tujuan dari memo

·         Masalah ( opsional ) - misalnya: ' sejak dengan berpindah ke kantor baru di kowloon bay , staf mengalami kesulitan untuk menemukan sebuah di dekatnya tempat untuk membeli makan siang . '

·         Solusi ( opsional ) - misalnya: “ menyediakan oven microwave di dapur akan memungkinkan staf untuk membawa dengan cara mereka sendiri  dan memanaskan ulang makanan mereka . “

·         Tindakan - ini mungkin yang sama dengan solusi atau bagian dari solusi yang harus dijalankan. Misalnya  “ Kami akan sangan menghargai jika anda memgotorisasi hingga $3000 “

·         Kesopanan – Anda ingin menghindari penerima menolak untuk mengambil  tindakan maka merupakan hal yang penting untuk mengakhiri dengan ungkapan yang  sopan misalnya, “sekali lagi, terima kasih atas dukungan anda” , atau lebih secara informal  “terima kasih “ .

6.      Tanda Tangan