Apa yang dimaksud dengan
memo ?
Sebuah memo atau
memorandum adalah :
o Dokumen dalam bentuk
tulisan di kertas
o Digunakan untuk
berkomunikasi dalam organisasi
o Biasanya pendek
o Berisikan Untuk/Kepada,
Dari , Tanggal, Judul, and Isi Pesan
o Tidak perlu untuk ditandatangani
, tapi kadang-kadang memiliki nama pengirim di bagian bawah untuk menjadi lebih
ramah , atau nama lengkap pengirim agar lebih formal .Jika ragu , mengikuti
gaya perusahaan anda .
Mengapa menulis memo ?
Catatan
yang berguna dalam situasi di mana pesan teks atau e-mail yang tidak cocok
.Misalnya , jika anda akan mengirim sebuah objek , seperti sebuah buku atau
kertas yang harus ditandatangani , internal melalui kantor pos , anda dapat
menggunakan sebuah memo sebagai penutup semua untuk menjelaskan apa yang harus
dilakukan penerima
Bagaimana menulis memo
Memo harus memiliki
bagian dan konten sebagai berikut :
1. Bagian “untuk” mengandung nama
dari penerima.
Untuk catatan informal, penerima
diberikan nama singkat misalnya “ untuk: Andy “ . Untuk lebih formal, catatan menggunakan
nama lengkap si penerima .Jika penerima adalah di lain departemen, maka
menggunakan nama lengkap dan departemen nama. Hal ini biasanya tidak perlu
untuk menggunakan Tn, Ny, atau Nn kecuali memo sangat formal.
2. Bagian “dari” mengandung nama pengirim . Catatan untuk bentuk informal
, cukup diberikan nama singkat misalnya “Dari : Bill“ .Untuk lebih banyak catatan resmi , biasanya
menggunakan nama lengkap pengirim . Jika penerima berada di departemen lain
maka , menggunakan nama lengkap dan nama departemen .Hal ini biasanya tidak
perlu untuk menggunakan Tn, Ny maupun Nn kecuali memo yang sangat formal .
3.
Bagian
“Tanggal” .Untuk menghindari kebingungan antara sistetangg Inggris dan Amerika
tulis bulan sebagai kata atau singkatan; misalnya' Januari ' atau ' Jan.
4.
Bagian Judul
5.
Isi Pesan
Kecuali
memo adalah catatan singkat , sebuah pesan memo harus terorganisir dengan
baik yang mengandung uraian berikut :
·
Situasi
- pengenalan atau tujuan dari memo
·
Masalah
( opsional ) - misalnya: ' sejak dengan berpindah ke kantor baru di kowloon bay
, staf mengalami kesulitan untuk menemukan sebuah di dekatnya tempat untuk
membeli makan siang . '
·
Solusi
( opsional ) - misalnya: “ menyediakan oven microwave di dapur akan
memungkinkan staf untuk membawa dengan cara mereka sendiri dan memanaskan ulang makanan mereka . “
·
Tindakan
- ini mungkin yang sama dengan solusi atau bagian dari solusi yang harus
dijalankan. Misalnya “ Kami akan sangan
menghargai jika anda memgotorisasi hingga $3000 “
·
Kesopanan
– Anda ingin menghindari penerima menolak untuk mengambil tindakan maka merupakan hal yang penting
untuk mengakhiri dengan ungkapan yang
sopan misalnya, “sekali lagi, terima kasih atas dukungan anda” , atau
lebih secara informal “terima kasih “ .
6.
Tanda Tangan
